本文发表于《中国会计报》20190531期
中兴新云 郭奕 扶冰清 傅若希/文

 

中兴新云销项发票管理系统，是企业在销售货物、提供劳务等活动中开具增值税发票的全流程、电子化的管理平台。它通过与销售合同系统、客户协同平台、收款管理/营收稽核系统以及报账系统的对接，实现了销售、应收和报账信息的实时传递。

销项发票管理系统的应用，消除了企业开票过程中的线下操作，实现了纸质发票和电子发票的统一集中开具，以及发票邮递过程的实时跟踪。全流程电子化，保证了数据的一致性，在提升工作效率的同时大大降低了税务风险。

 

一、系统定位

 

中兴新云销项发票管理系统在整个财务共享平台中位于在线智能采集模块（如图1所示），在前端，与销售合同系统、客户协同平台对接，获取企业销售数据；在后端，与收款管理/营收稽核系统对接，实时传递应收信息，与报账系统对接，为销售业务报账提供结构化信息；同时，还与开票终端对接，实现纸质发票和电子发票统一集中开具。数据对接、开票管理、邮递跟踪等全周期电子化流程，极大地满足了企业销售过程开具及管理发票的需求。

图1 财务共享服务中心的核心系统

 

二、功能亮点

 

销项发票管理系统具备“数据导入”、“开票管理”、“红废管理”、“递送服务”、“报表中心”、“主数据管理”、“开票规则”七大功能模块（如图2所示），覆盖了发票开具全业务流程。

图2 销项发票系统功能模块

 

其功能亮点如下：

 

1、数据直连，无需外部文件导入
中兴新云销项发票管理系统与ERP、合同管理等业务系统无缝连接，直接从业务系统中获取销售数据，不需要转换外部文件，最大程度地保证了数据的一致和准确。同时，系统支持航信、百旺税控设备、单板机以及税控服务器，打破了异构系统壁垒，实现增值税专用发票、普通发票以及增值税电子发票的直接开具。

 

2、支持拆分合并开票，全方位满足开票需求
实际业务中可能会存在一笔订单需要开具多张发票，或者对同一客户的多笔订单合并开具发票等情况，中兴新云销项发票管理系统支持用户根据实际业务需求拆分或者合并开票。对于合并开票，系统支持根据相同客户、相同货物、合并正负数等规则合并；对于拆分开票，系统支持依据数量、金额和单价进行拆分，例如拆分最大明细行、拆分最大金额等，同时还支持手工拆分，全方位满足客户实际开票需求，降低了了财务工作难度。

图3 拆分或合并开票页面

 

除拆分、合并开票外，销项发票管理系统内嵌多维自动化规则，例如，销售商务规则（如退货、返利、折扣）、发票条目加工规则（如冲销、调整、拆分、合并、还原）等，用户可以根据业务特点设置不同的条件处理指标，自动进行发票信息的优化处理，从而能够管理不同客户的业务规则并应对规则变更。

 

3、寄送通知，实时跟踪邮寄状态
销项发票管理系统可以根据内嵌的规则，将已经开具的发票分发匹配至相关业务人员处，系统与EMS、顺丰等直连，支持全种类快递单生成和自动连续打印。通过与邮件系统对接，可以自定义邮件通知模板，向客户发送寄送通知和电子化发票。系统会记录每张发票的寄送信息，相关人员可以随时查询寄送状态（如图4所示）。

图4 快递单跟踪页面

 

4、主数据管理，为决策提供支持
在企业的销项开票活动中会产生各种数据，销项发票管理系统可以对客户、商品等数据进行存储和管理，具体包括客户名称、客户编号、商品名称以及商品编号等，并且可以实现对应税务编码的查询和智能匹配。对销项开票和相关的业务数据统一管理，从而实现业务、财务数据的沉淀，通过灵活对比查询，提供准确涉税数据，从而为分析和决策提供强有力的支撑。

 

三、实施效益

 

销项发票管理系统既满足了企业对开票基础业务管理的要求，同时也降低了金税三期后企业发票管理方面存在的风险，具体有以下实施效益：

 

1、全流程自动化管理，提高工作效率
数据直连导入、发票直接开具，消除了大量基础、重复的手工操作，在简化销售开票流程的同时，还满足特殊开票需求处理，极大地提高了开具发票的工作效率。

 

2、规避税务风险，加强税务管控
销项发票管理系统通过与销售合同系统、客户协同平台、报账系统、收款管理/营收稽核系统的互联互通，实现了数据导入、发票开具、报账核算的全流程电子化管理，有效防止虚开、错开发票，规避了税务风险，实现了企业集中化的税务管控。

 

3、沉淀分析数据，为决策提供支持
销项发票管理系统将开票环节中涉及的客户、商品等数据进行沉淀，通过关联分析提炼出有效的信息；还可根据不同维度按需生成各类税务管理报表，将数据效用最大化，为管理决策提供支持。

 

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