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中兴新云·集团企业电子会计档案全流程解决方案

2020年3月31日,财政部、国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》,重点围绕电子会计凭证报销入账归档的合法性、规范性提出了具体要求。中兴新云电子档案系统产品历经13年沉淀,解决方案蓄势为新,帮助集团企业实现电子会计档案全流程数字化、规范化的安全管理。

近年来,财政部、国家档案局和有关主管部门大力推进电子会计档案管理,出台了一系列相关规划、规范及指南,并积极开展示范试点工作,明确电子会计档案的法律效力,支持电子档案管理的发展应用。

过去几年,相关政策持续肯定、支持会计档案电子化管理

2020年3月31日,财政部、国家档案局联合发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》(以下简称《通知》),重点围绕电子会计凭证报销入账归档的合法性、规范性提出了具体要求。《通知》明确了以下三点

电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力

本通知所称电子会计凭证,是指单位从外部接受的电子形式的各类会计凭证,包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

归档必须保存电子会计凭证

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

● 电子会计凭证可直接报销入账归档

符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

 

《通知》自2020年3月31日起正式施行,是一次历史性、飞跃性的重大进步,与电子会计凭证相关的财务核算、档案管理、银企互联等业务流程和信息系统都将受到影响。企业亟需加强财务信息化建设,及时升级会计核算系统,加快推进电子发票入账归档工作,实施并完善电子档案管理,确保单位对电子会计凭证的利用、保管等符合有关法律和行政法规的规定。

本篇着重从企业会计档案管理的核心场景出发,提出电子会计档案管理的全流程解决方案,帮助企业应对,实现电子会计档案的归档、借阅、销毁全流程数字化、规范化、安全化管理。

 

中兴新云·集团企业电子会计档案全流程解决方案

 

中兴新云·财务云团队凭借在共享服务、财务信息化和数字化等领域的领先实力,针对企业会计档案管理升级的需求,提供集团企业电子会计档案全流程解决方案,为企业会计档案采集、归档、借阅、销毁全流程的数字化管理提供支撑,实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖。

中兴新云·集团企业电子会计档案全流程

旧场景:

大型企业集团存在大量不同类别的会计档案资料,如会计凭证、账簿、报表等,档案管理员需要在不同系统中手动采集纸质会计档案,工作量大且效率低下。

新场景:

中兴新云电子档案系统支持通过数据接口获取档案资料,例如,可从票联系统获取查重验真后的发票信息,从会计核算系统获取会计凭证、会计报表、会计账簿等资料,从银企直连系统获取电子回单……多系统集成极大地提高了会计资料采集的自动化程度。此外,系统支持扫描仪批量扫描上传以及手动新增等方式维护财务资料信息,确保财务档案的完整性。

中兴新云电子档案系统数据采集

 

通过系统接口、扫描上传、人工编辑相结合的方式,中兴新云电子档案系统将分散在各单位、各业务系统中的资料进行统一集中管理,构建起企业级档案数据仓库,打通企业内部各个系统之间数据孤岛,实现企业内部数据资产管理集中化。

旧场景:

档案归档环节,财务人员需要收集纸质发票,打印相关凭证、账簿和报表,将同一业务相关单据手工匹配,在核对其完整性和准确性之后进行装订分册,工作重复且准确率难以保证。

新场景:

中兴新云电子档案系统根据影像编号、单据编号等信息确定同一业务各单据之间的关联关系,实现各系统之间单据的自动、精准匹配;同时,系统支持“断号分册”与“连号分册”方式,自动进行凭证分册;档案上架入库后,可利用条码技术实时追踪纸质档案的位置和状态信息,实现库存虚拟化管理;系统根据内置的关联校验,对纸质档案进行稽查和盘点,并自动标识差异点,确保档案实物与系统记录相一致,实现档案盘点自动化。

 

旧场景:

纸质档案的频繁调阅,使得档案定位查找困难;且档案被反复拆订、翻阅、复印、借出,造成较大毁损和丢失风险;由于实物档案与业务部门的分离,异地调阅困难;档案检索数据的缺失,也导致档案管理部门难以实现对业务部门借阅需求的精准把握和实时响应。

新场景:

中兴新云·集团企业电子会计档案借阅管理流程

中兴新云电子档案系统支持电子档案和实物档案的借阅申请,支持用户通过多口径检索不同法人、不同账簿、不同类别的档案资料;借阅申请审批流可灵活定义,相关领导线上高效审批;借阅人取得相应权限后,可足不出户查阅电子影像,系统内置动态水印可有效防止篡改、截屏、拍照等,保证信息安全;借阅到期后,系统自动提醒借阅人归还档案,保障档案归还的及时性;此外,系统支持开放临时权限,满足外部审计等临时调阅需求。

中兴新云·集团企业电子会计档案查询界面示例

 

中兴新云电子档案系统具备多维度的档案管理报表功能,全方位动态展示各类别会计档案数量和库存状态,可按交易对象、报销人、借阅人等不同维度制定个性化统计报表,为企业档案精细化管理提供数据支持。

中兴新云电子档案系统管理统计分析示例

 

为了满足企业不同等级的网络安全要求,中兴新云电子档案系统提供多种产品安全管理方式以及信息加密技术。通过用户认证、密钥授权、影像加密、集成影像设备芯片级加密等方式,为财务信息安全提供保障;采用严格的数据权限控制、数据备份、离线归档功能,系统日志支持线上操作留痕,能够有效防范数据遗失风险。

 

中兴新云FOL财务云信息系统推动财务数字化转型

 

中兴新云 FOL 财务云信息系统整体架构

中兴新云电子档案系统的应用实现了会计档案全流程数字化、规范化的安全管理,大幅提升用户体验、助益企业精细化管理。中兴新云电子档案系统经历13年产品沉淀,是中兴新云 FOL 财务云信息系统的重要组成部分,拥有领先的系统架构和技术优势:

  • 采用微服务架构,实现了组件化、服务化,拥有独立的可扩展性、可升级性。
  • 采用集团多租户的理念,部署在集团内部私有云上。
  • 数据中台融入系统设计,沉淀企业经营、财务数据,实现数据的分层与水平解耦,实现跨域数据整合。
  • 借鉴通讯行业网规网优的实践,建立接口平台,作为业财数据的统一交换入口。
  • 基于海量的用户行为数据,利用科学的行为分析模型,提炼出用户体验改进的方向,大幅降低用户录入信息量,提高内外信息流转效率,带来系统使用的极致体验
  • 中兴新云 FOL 财务云信息系统通过国家信息安全等级保护三级,使用足够强度的国际/国内标准算法,保证数据传输、存储的安全性和数据的一致性,为集团企业提供强有力的信息安全保障。

中兴新云 FOL 财务云信息系统以财务共享为核心,集合费用、采购、销售、核算、资金和税务六大体系,采用成熟、主流的 IT 技术框架,通过各个系统的互联互通,实现了业务数据的自动采集与财务处理的智能高效,帮助企业发挥数据价值,是企业建设财务共享服务、推动数字化转型的重要工具。