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财务云FOL专栏 | 财务共享服务中心的路由器:一体化报账平台

中兴新云报账系统,打造员工、客户、供应商的一体化报账平台,“申请-审批-审核-付款”全流程直观透明,一点录入,全程共享。

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本文发表于《中国会计报》20190412期
中兴新云 郭奕 扶冰清 傅若希/文

 

报账系统,是财务共享服务中心最重要的系统之一。它是员工费用、供应商、客户、资产、总账、税金、薪酬等财务报账业务的一体化处理平台。报账系统,通过人工填报或业务系统接口的方式,采集各类业务信息,加强财务对各类开支的合理合规性管控,并通过与共享运营系统的配合,高效完成财务业务处理。


报账系统使报账业务突破了时间与空间的限制,摆脱了线下繁琐、冗长的流程,在财务共享服务中心得到了广泛应用。

 

一、报账系统的定位

 

中兴新云报账系统是企业三类重要交易对象——员工、供应商和客户的报账业务一体化处理平台。报账系统与费用APP、进项发票管理系统、销项发票管理系统、电子影像系统、共享运营平台等系统一起,构建了报账信息采集、领导审批、财务审核及自动化账务处理的系统平台。


作为共享服务的核心信息系统之一,报账系统承载了几乎所有财务信息的流转:

 

  • 在前端,报账系统与费用APP、进项发票管理系统及销项发票管理系统对接,高效采集企业三大核心利益相关者的报账信息,如员工的费用报销信息、供应商的采购到付款信息、客户的订单到收款信息;
  • 部分纸质单据需要扫描上传至电子影像系统并经过OCR 智能识别,形成结构化数据后流转至报账系统;
  • 根据预设的审批权限和审批规则,系统自动推送报账单给相关业务领导审批;
  • 然后流转至共享运营系统,交由财务人员审核;
  • 审核通过后的报账信息自动流转至后端的会计核算和资金系统,完成相应的入账和付款;
  • 最终,所有的业务信息、纸面单据影像和电子凭证匹配后流转至电子档案系统进行归档(如图1所示)。财务共享服务中心的核心系统.jpg
  • 图1 财务共享服务中心的核心系统

 

二、报账系统的功能亮点

 

中兴新云的报账系统具备十大功能模块(如图2所示),满足了员工、供应商和客户不同层级的报账需求。

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图2 中兴新云报账系统十大功能模块

 

具体的功能亮点如下所示:

1)帮助式填单,报账简单快捷
系统支持按照单据类型、字段设定提示信息,辅助员工填单;单据模板内嵌红绿灯规则,对错误信息予以警示,减少了出错率,有效解决了员工面临多种报账单不会填、易填错的问题,极大地优化了员工的报账体验。

2)分流程设立报账模板,全面支撑报账业务
报账系统支持根据不同行业、不同企业的业务特点,分流程设立贴合企业实际情况的报账模块,例如员工费用报销、供应商结算、客户开票收款、薪酬、资产、总账等,并在报账模块内分别嵌入多种常用的报账单据模板。丰富灵活的单据模板,为各种报账业务提供了支撑,提升了财务数据归集和统计分析的效率。

3)支持多层级多维度查询和报表分析
对业务人员来讲,系统可以对其提交的每份单据进行跟踪查询,同时支持员工自助填单和个人信息管理;对业务领导来说,系统可以按照权限对其审批的所有单据进行记录查询,了解提交和审批各节点处理意见及结果;对财务人员来说,报账系统支持自定义多维度统计报表功能,可按多种统计方式查询统计报账单发生情况,按不同维度进行汇总显示,实现多维度、多条件、图形化的展示。

4)支持移动和多种审批方式,满足及时性、便捷性的需求
报账系统支持按照业务类型、单据类型、行政组织自动分配工作流,业务领导可以在获取系统自动推送的审批信息中进行同意、退回、加签、转交等多种审批动作,并可以委托审批。此外,系统支持移动审批,应用更加广泛,实现了多个平台工作流的待办任务审核、驳回、查看流程图等功能,极大地满足了及时性和便捷性的需求。

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图3 中兴新云报账系统-审批页面

 

5)合同信息随时调阅,合同支付实时跟踪
报账系统基于电子影像系统,可以实现对供应商采购合同、客户销售合同的无纸化调阅,同时提供手工录入功能。通过与合同系统对接,打造了财务管理统一的合同管理台账,实现了合同信息支付控制及跟踪。

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图4 中兴新云报账系统-台账页面

 

三、报账系统的实施效益

 

中兴新云报账系统实现了员工出差顺心、领导管控放心、财务报账省心。它的应用,切实提高了公司的效益,具体来看,有以下几点:

1)提高报账效率,节约报账成本
报账系统实现了全员移动化报账,员工可以不受办公地点限制,跨地域在线提交报账单据,业务领导也可以在线审核单据。报账系统将财务人员从低效重复的工作中解放出来,转向更能为企业创造价值的工作。除了报账数据的在线采集和流转之外,中兴新云的报账系统还集合了智能识别系统,使报账流程更智能、更便捷。对于各个层级用户来说都节约了时间,提高了效率,优化了体验。

2)规范报账流程,提高员工满意度
报账系统将以前模糊不清的报账流程固定下来,让 “申请-审批-审核-付款” 全流程直观透明地展示在员工面前,员工可以自行查询报账进度,极大地提高了员工的满意度。

3)加强内部控制,实时掌控信息,助力企业实现精细化管理
报账系统前端与商旅系统、票联系统、供应商协同平台、客户协同平台、进项发票管理系统、销项发票管理系统等对接,后端连接会计核算、资金管理、税务管理等系统,实现了企业各个系统内数据的互联互通,减少了信息孤岛,真正实现了数据一点录入,全程共享。管理者能够实时监控和查询各分支机构财务活动信息,助力企业更好的地实现精细化管理。

 

中兴新云 FOL 财务云信息系统,基于中兴新云团队多年沉淀的财务共享服务管理理念及信息化建设经验形成,是企业建设财务共享服务、推动数字化转型的重要工具。FOL 财务云信息系统以财务共享为核心,由费用、采购、销售、核算、资金和税务六大体系构成,采用成熟、主流的 IT 技术框架,通过各个系统的互联互通,实现了业务数据的自动采集与财务处理的智能高效,帮助企业发挥数据价值。如您希望了解 FOL 财务云信息系统的更多功能,请联系我们:info@ztessc.com.cn

 

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