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财务云FOL专栏 | 进项发票的全周期自动化管理平台:进项发票管理系统

中兴新云进项发票管理系统,一站式解决企业进项发票的采集、签收、验真、报账、认证、抵扣、监控等全流程电子化管理,是实现增值税进项发票自动化和数字化的管理平台。

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本文发表于《中国会计报》20190510期
中兴新云 郭奕 扶冰清 傅若希/文

 

中兴新云进项发票管理系统,是基于企业对进项发票的业务需求而设计的一套完整的端到端的全流程管理平台,通过与采购合同系统、供应商协同平台、报账系统的互联互通,实现了自动化和数字化的进项发票管理。

进项发票管理系统的应用,有效缓解了企业在金税三期后发票管理方面存在的问题,保证了数据处理的准确性和及时性,提高了涉税信息共享力度,为企业管理决策提供了强有力的支撑。

 

一、系统定位

 

中兴新云进项发票管理系统,一站式解决企业进项发票的采集、签收、验真、报账、认证、抵扣、监控等全流程电子化管理,是实现增值税进项发票自动化和数字化的管理平台。它在整个财务共享服务平台中处于在线智能采集模块之中,前端与采购合同系统、供应商协同平台对接,获取供应商采购结算信息;后端与报账系统对接,为供应商结算报账提供结构化的发票信息(如图1所示)。

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图1 财务共享服务中心的核心系统

 

二、功能亮点

 

进项发票管理系统具备“票据采集”、“票据仓库”、“发票查验”、“发票认证”、“电子发票”、“系统设置”六大功能模块(如图2所示),满足了企业对进项发票管理的需求。

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图2 进项发票管理系统功能模块

 

其功能亮点如下:

 

01 支持多种扫描方式和票据类型
进项发票管理系统支持扫码枪、手机拍照、票据专用扫描仪等多种方式采集票面信息;能够高效识别增值税专用发票、增值税普通发票,甚至火车票、定额发票、机票行程单等多种票据类型,并且可以做到对增值税专票和普票的全票面识别。

 

02 自动完成三单匹配

在实际业务中,采购订单、入库单和供应商发票会存在一对一、一对多和多对一的情况,进项发票管理系统通过接口服务,能够实现采购订单、入库单及进项发票的准确匹配(如图3所示)。

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图3 三单匹配示意图

 

03 多维度关联存储基础数据
票据仓库是一个用于存放发票全明细数据的信息池,除了沉淀各项数据外,还可以多维度关联存储基础数据,如业务类型、发票类型、发票状态、发票影像、供应商信息等。在此基础上,财务人员可以依据关键信息及其组合,查询发票状态及其业务处理状态等多维度信息,并进行Excel表单导出和票据影像下载。

 

04 高效准确查验发票
进项发票管理系统通过与税局接口对接,自动推送票据仓库中的发票进行真伪、作废、篡改等信息查验,除了可以返回查验结果外,还可以支持票面明细自动下载,包括发票清单和备注栏信息。发票查验高效准确,能够有效防止假票、篡改发票和作废发票入账等情况,从而提高财务人员工作效率,降低并防范税务风险。

 

05 集中自动认证,认证期限提醒
财务人员可以在发票认证模块中,根据不同的筛选条件来查询需要认证的发票,系统与税务局认证接口对接集中自动认证,包含发票自动下载、自动勾选认证、月底自动对账等内容。发票认证是企业进行增值税进项税额抵扣的必要条件,进项发票管理系统支持发票认证期限提醒,帮助企业在规定时间内完成认证和抵扣操作,避免不必要的损失。

 

06 支持电子发票解析及篡改、重复检查
随着信息技术的发展,电子发票应用越来越广泛。导入电子发票时,中兴新云进项发票管理系统会自动进行解析、防篡改和重复票的检查,所有的检查结果均呈现可视化的信息记录。

 

07 实现发票入账及认证状态信息共享
单据在ERP核算系统中的入账状态与进项发票管理系统中发票认证情况之间,实现了信息连接与共享,即在财务入账时,可以查询到相关单据中是否包含增值税专用发票及其认证状态,在发票认证时,系统会自动提示该发票是否已经入账。

 

08 支持各类客制化报表
进项发票管理系统支持多维度统计报表出具(如图4所示),如发票异常统计表、进项税额明细表及财税差异分析表等;并且支持各类客制化报表,财务人员可以按需生成可视化的报表,加强对不同维度数据的分析,为企业经营决策提供支撑。

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图4 支持各类客制化报表

 

三、实施效益

 

进项发票管理系统的应用,响应了国家“以票控税”向“信息管税”管理理念的转变,切实提升了企业的效益:

 

01 全流程自动化管理,提高效率

进项发票管理系统在前端与采购合同系统、供应商协同平台对接,后端与报账系统对接,再加上系统内部高效智能的票据采集、三单匹配、发票查验和自动认证等多种功能,实现了进项发票全流程数字化和自动化的管理,极大地节省了时间和人力,提升了效率。

 

02 规避税务风险,提高税务垂直管控能力
进项发票系统与税务查验平台对接,杜绝了假发票入账、漏入账及重复入账等情况的发生,最大程度地规避了可能的税务风险。系统强大的多维关联基础数据存储功能,以及各类统计报表、客制化报表的分析功能,实现了数据的准确沉淀,为大数据挖据和分析提供了可能,同时,也提高了企业税务垂直管控能力。

 

03 提高供应商满意度,深化合作
系统覆盖了增值税进项发票全周期流程,并且支持多票种、多业务类型,优化了供应商对账过程,减少了上下游的沟通成本,提高了供应商满意度,为双方进一步深入合作奠定了基础。

 


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