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财务云FOL专栏 | 电子档案系统:打造会计档案全流程数字化管理平台

中兴新云电子档案系统,为企业会计档案采集、生成、匹配、归档、借阅、销毁全流程的数字化管理提供支撑,实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖,以及企业档案采集、档案管理、档案借阅、库存管理的全流程管控。

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本文发表于《中国会计报》20190531期
中兴新云 郭奕 扶冰清 傅若希 刘欣欣/文

 

 

中兴新云电子档案系统基于安全性、实用性和开放性原则,搭建了企业会计档案数字化管理的平台。电子档案系统的应用,满足企业信息化背景下的档案管理需求,推动企业会计档案管理更加高效、规范、专业和安全,档案信息实时调阅,业务处理效率大幅提升,帮助企业在快速变化的商业环境中加强竞争力。

 

一、系统定位


中兴新云电子档案系统,为企业会计档案采集、生成、匹配、归档、借阅、销毁全流程的数字化管理提供支撑,实现会计凭证、账簿、报表等各类档案资料的全覆盖,以及企业档案采集、档案管理、档案借阅、库存管理的全流程管控。


电子档案系统与电子影像系统、会计核算系统互联互通(如图1所示),获取电子影像系统采集的影像文件与会计核算系生成统的记账凭证,自动进行分册和归档。

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图 1 财务共享核心系统

 


二、功能亮点


电子档案系统具备电子影像、电子凭证、报表查询、档案借阅、库房管理、系统设置六大功能模块(如图2所示),满足企业会计档案数字化管理需求。

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图 2 电子档案系统功能模块


具体功能亮点如下:


1、对接业务系统,构建企业档案数据仓库
通过标准接口,可与报账系统、影像系统、ERP系统等对接,将分散在各单位、各业务系统中的资料进行统一集中管理,构建企业级档案数据仓库,有效解决企业实物档案异地传输和查阅难的问题,降低实物单据邮寄成本和流转毁损风险。


2、凭证自动匹配,支持多种分册方式
电子档案系统能够实现会计核算系统中的电子凭证与报账系统的影像文件自动、精准匹配。系统灵活支持“断号分册”与“连号分册”方式,自动进行凭证分册,将财务人员从繁琐的匹配和凭证分册工作中解放出来。


3、电子、纸质档案联动管理,档案盘点自动化
电子档案系统采用图书馆的管理方式,通过条码技术的应用,能够快速、精准地定位到每一份纸质档案存放的具体位置和库存状态,实现库存虚拟化管理。系统根据内置的关联校验,对纸质档案进行稽查和盘点,并自动标识差异点,确保档案实物与系统记录相一致,实现档案盘点自动化。


4、档案管理电子化,流转状态全程可查
系统支持会计档案入库、调拨、归还、销毁全流程线上管理,自动生成档案流转的日志记录实时监控档案流转信息。系统同时支持电子档案和实物档案的借阅申请,审批流灵活定义,相关领导线上高效审批。借阅到期后,系统自动提醒借阅人归还档案,保障档案归还的及时性。


5、多维度档案检索,自动生成档案管理报表
电子档案系统支持用户根据各类条件查询不同法人、不同账簿、不同类别的档案资料,支持对具体会计凭证、账簿、报表等各类会计资料的检索。系统具备多维度的档案管理报表功能,为企业精细化管理提供支持。


6、数据加密存储及传递,有效保障信息安全
针对企业不同等级的网络安全要求,电子档案系统提供多种产品安全管理方式以及信息加密技术。用户认证、密钥授权、影像加密、集成影像设备芯片级加密等方式,为财务信息安全提供保障;严格的数据权限控制、数据备份、离线归档功能,能够有效防范数据遗失风险。

 


三、实施效益


电子档案系统的应用为企业会计档案提供了安全、规范、专业的新型管理模式。其实施收益具体有以下几点:


1、档案信息即时可查,档案借阅智能高效
在电子档案系统的支持下,档案借阅即时、高效,借阅信息系统留痕,纸质档案可查、可视、可追。电子档案系统实现了从原始凭证到记账凭证,再到会计档案归档的自动化管理。基于档案管理数据,帮助企业提升档案管理水平。


2、强化档案管理规范,确保档案保管安全
电子档案系统采用纸质档案与电子档案联动管理,有效解决了纸质档案存储传输难、电子档案数据易篡改的问题,将档案管理流程标准化、规范化,提升档案管控力度。借助强大的数据加密技术,防止信息外泄,确保电子档案的信息安全和长期可用。


3、累积财务业务信息,助益企业精细化管理
电子档案系统集成业务信息系统数据和财务数据,打破信息孤岛,搭建了企业电子档案资源数据仓库。数据完整可靠,有助于还原完整的交易视图。沉淀数据价值,为企业经营决策提供支撑,助益企业精细化管理。

 


中兴新云 FOL 财务云信息系统,源于中兴新云团队多年沉淀的财务共享服务管理理念及信息化建设经验,是企业建设财务共享服务、推动数字化转型的重要工具。FOL 财务云信息系统以财务共享为核心,集合费用、采购、销售、核算、资金和税务六大体系,采用成熟、主流的 IT 技术框架,通过各个系统的互联互通,实现了业务数据的自动采集与财务处理的智能高效,帮助企业发挥数据价值。如您希望了解 FOL 财务云信息系统的更多功能,请联系我们:info@ztessc.com.cn

 

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