Policy Interpretation

我国会计档案最快将于2015年7月告别纸质储存方式

为加强我国会计档案管理工作,提升会计档案管理工作水平,针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化,财政部、国家档案局日前对财政部于1998年印发的《会计档案管理办法》(财会字 [1998] 32号)(以下简称现行《管理办法》)中有关内容进行了修订,形成了《会计档案管理办法(征求意见稿)》(以下简称《管理办法(征求意见稿)》)。 这意味着,那一个个让人敬而远之的会计档案柜,那一间间鲜有人问津的会计档案室,正酝酿着一场静悄悄的、深刻的革命。电子会计档案相关政策有望最快于2015年7月1日推行。

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导读

为加强我国会计档案管理工作,提升会计档案管理工作水平,针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化,财政部、国家档案局日前对财政部于1998年印发的《会计档案管理办法》(财会字 [1998] 32号)(以下简称现行《管理办法》)中有关内容进行了修订,形成了《会计档案管理办法(征求意见稿)》(以下简称《管理办法(征求意见稿)》)。

这意味着,那一个个让人敬而远之的会计档案柜,那一间间鲜有人问津的会计档案室,正酝酿着一场静悄悄的、深刻的革命。电子会计档案相关政策有望最快于2015年7月1日推行。

修订背景

财政部、国家档案局于1984年联合发布了《会计档案管理办法》,并于1998年对该办法进行了第一次修订。现行《管理办法》实施10多年以来,对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来,随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用,会计档案的范围内容、承载形式、管理方式、应用程度等均发生了较大的变化,现行《管理办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化,突出表现在:

(一)随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递,并形成大量的电子会计档案,需要予以规范。

(二)随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加,会计档案数量大幅上升,档案管理工作面临着成本效率问题,会计档案的保管形式需要进行变革。

(三)随着我国会计法律法规的不断完善,以及国家有关档案管理标准的出台或修订,会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定,相应需要进行调整。

修订点1 明确会计档案的定义和范围

现行《管理办法》采用列举的方式,提出了四类应当归档的会计资料,但未对会计档案的内涵进行界定。列举之外的其他会计资料是否应当归档,缺少相应的判断标准,导致各单位在实际工作中的做法存在较大差异或者出现一些争议。因此,根据《档案法》以及相关制度办法关于档案的表述,《管理办法(征求意见稿)》对会计档案进行了定义,规定“本办法所称会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料”。

同时,根据《会计法》,《管理办法(征求意见稿)》对会计档案的范围进行了适当调整,规定会计档案应该包括(1)会计凭证:原始凭证,记账凭证。(2)会计账簿:总账,明细账,日记账,其他辅助性账簿。(3)财务会计报告:月度、季度、半年度、年度财务会计报告。(4)其他会计资料:银行存款余额调节表,银行对账单,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案销毁鉴定意见书,其他具有保存价值的会计资料。

修订点2 明确电子会计档案的管理要求

随着互联网的飞速发展,云计算时代的来临,会计信息化步伐不断加快,电子会计资料正逐步取代纸质会计资料,在会计核算和财务管理中发挥着日益重要的作用。现行《管理办法》规定“采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的,由国务院业务主管部门统一规定,并财政部、国家档案局备案”。在信息化时代,电子档案管理的法律规范和技术手段已经较为成熟,要求同时保存纸质和电子的会计档案意义不大,也大大增加了档案的管理成本。此外,所提的备案要求既有悖于国务院关于转变政府职能、简政放权的精神,也并不符合目前实际的做法。

为此,《管理办法(征求意见稿)》删除了备案的规定,并进一步肯定了电子会计档案的有效性和可替代性(对纸质会计档案的替代),规定“单位内部形成的电子会计资料,同时满足下列条件的,可仅以电子形式归档保存:(1)电子会计资料来源真实有效,由相应的信息系统生成和传输。(2)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料数据;能够输出符合归档格式的会计凭证、账簿、报表等会计资料;设定并履行了经办、审核、审批等必要的电子签证程序。(3)使用的档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案数据,符合电子数据长期保管要求,并建立了电子会计档案与相应纸质会计档案的索引关系。(4)采取有效措施,防止电子会计档案数据被篡改。(5)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。(6)不属于永久保存的会计档案。”、“单位从外部接收的原始凭证,附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的第三方认证的电子签名,且同时满足第七条规定条件的,可仅以电子形式归档保存。”

相应地,根据国家有关规定,《管理办法(征求意见稿)》对电子会计档案的移交、销毁、利用等也提出了有关要求。

从2013年财政部发布的《企业会计信息化工作规范》(财会[2013]20号),到最近发布的《财政部关于全面推进管理会计体系建设的指导意见》,至如今的《会计档案管理办法(征求意见稿)》,足以见得财政部对于企业财务信息化的推进工作,正有条不紊的进行着顶层设计,这也将促动财务共享服务在中国企业的推行,全面提升企业信息化及管理水平。

修订点3 完善会计档案的销毁程序和要求

会计档案的销毁是会计档案管理工作的重要环节,其中,销毁鉴定是销毁的前提和基础。现行《管理办法》第十条规定了会计档案销毁的具体程序,但未明确销毁前的鉴定工作和有关责任,同时要求“单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见”,这在一定程度上将销毁的最主要责任归于单位负责人。在实际工作中,为避免可能发生的风险和承担的责任,对于已超过最低保管期限且符合销毁条件的会计档案,单位负责人一般也不愿轻易销毁,会计档案销毁工作很难有效实施。因此,《管理办法(征求意见稿)》增加了销毁鉴定的程序和要求,规定“各单位应当成立档案鉴定委员会(或小组),定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以进行销毁。”

监销是保证销毁工作按照规定程序和要求进行的一项制度安排。现行《管理办法》规定,“销毁会计档案时,应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销”。会计档案销毁属于单位的内部管理事务,由内部相关部门进行监销已经能够起到应有的监督作用,国家机关销毁会计档案再由财政部门、审计部门派员监销,实际意义不大,也增加了行政管理成本。为此,《管理办法(征求意见稿)》删除了财政部门、审计部门派员监销的规定,同时进一步明确单位内部组织监销的有关要求,规定“单位档案机构、会计机构、审计机构共同负责组织销毁工作,并共同派员监销。电子会计档案销毁时,还应当由信息系统管理机构派员监销。”、“监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。”

其他修订点:结合实际需要完善或修改相关内容

一是延长会计档案移交档案机构(档案工作人员)的期限。现行《管理办法》要求会计年度终了后,会计档案可暂由会计机构保管一年,一年后应当移交本单位档案机构统一保管。实际工作中,很多单位会计机构的需要应对会计师事务所的审计以及业务主管部门、审计部门、税务部门等的检查,通常近三年的会计凭证、账簿、报表需要随时查阅。为减少审批手续,提高工作效率,会计机构往往申请推迟档案移交的时间。为此,《管理办法(征求意见稿)》规定,“属于当年归档范围的会计资料,一般应当在会计年度终了后半年内,由单位会计机构向档案机构或档案工作人员进行移交。因工作需要确需推迟移交、由会计机构临时保管的,应当经档案机构或档案工作人员所属机构同意,且最多不超过三年。”

二是完善会计档案利用的有关要求。现行《管理办法》规定,“各单位保存的会计档案不得借出”。实际工作中,在业务主管部门的检查、国家审计部门的审计中或者出于司法需要,会计档案会被借出。因此《管理办法(征求意见稿)》规定,“单位保存的会计档案一般不得对外借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须借出的,应当严格按照规定办理相关手续。”

三是明确代理记账中涉及的会计档案管理问题。近年来,我国会计服务外包发展迅速,很多小企业委托中介机构代理记账。因此,《管理办法(征求意见稿)》规定“单位委托中介机构代理记账的,应在签订的书面委托合同中,明确会计档案的保管要求及相应责任”。

四是根据会计档案的实际利用情况,将会计档案的定期保管期限由五类改为四类,删除了三年的定期保管期限类别,并相应调整了附表中的保管期限。